Términos y Condiciones

Para efectos de los presentes términos y condiciones, se entenderá por:

• Aplicación: la plataforma web «Inventory Box» y todos sus módulos, funcionalidades y servicios conexos.
• Usuario: toda persona natural o jurídica que se registre y haga uso de la Aplicación.
• Proveedor: Inventory Box S.A.S., responsable de la operación de la Aplicación.
• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Cuenta: el perfil creado por el usuario al registrarse, protegido por credenciales de acceso.
• Contenido del usuario: toda la información, datos e inventarios que el usuario cargue, ingrese o genere dentro de la Aplicación.

La Aplicación ofrece un sistema de gestión de inventarios en línea bajo el modelo SaaS (Software como Servicio) que permite a los usuarios:

• Registrar, controlar y consultar productos e inventarios en tiempo real.
• Gestionar bodegas, proveedores, órdenes de compra y órdenes de venta.
• Generar reportes y estadísticas para la toma de decisiones.
• Administrar usuarios y roles dentro de su organización.

El servicio se presta de forma remota a través de Internet. El Proveedor no garantiza una disponibilidad ininterrumpida del servicio, pero se compromete a realizar sus mejores esfuerzos para mantener una disponibilidad mínima del 99,5 % mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado previamente notificadas.

La Aplicación ofrece tres planes de suscripción diseñados para cubrir las diferentes necesidades de nuestros usuarios:

Cada plan cuenta con características, límites y tarifas específicos que se detallan en la página de precios de la Aplicación. Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen el IVA correspondiente, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1480 de 2011.

El Proveedor se reserva el derecho de modificar las tarifas de los planes de suscripción. Los cambios de precio serán notificados al usuario con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y se aplicarán a partir del siguiente ciclo de facturación.

Asimismo, el Proveedor se reserva el derecho de modificar en cualquier momento las características, funcionalidades, límites de uso y condiciones técnicas de cualquier plan de suscripción (incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa: número máximo de productos, bodegas, usuarios, órdenes de compra u otros recursos), por razones operativas, técnicas, económicas o de sostenibilidad del servicio. Dichos cambios serán notificados al usuario con al menos quince (15) días calendario de anticipación mediante correo electrónico y/o aviso destacado en la Aplicación. Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones introducidas, podrá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor de los cambios, sin penalización adicional. El uso continuado del servicio tras dicha fecha constituirá la aceptación de las nuevas condiciones.

El Proveedor podrá ofrecer a nuevos usuarios un período de prueba gratuito por el tiempo que se indique al momento del registro. Durante este período el usuario tendrá acceso a las funcionalidades del plan asignado sin costo. Las siguientes condiciones aplican:

• El período de prueba es personal, intransferible y aplicable una única vez por empresa o persona natural.
• Al vencimiento del período de prueba, el servicio se suspenderá automáticamente salvo que el usuario contrate un plan de pago.
• Si el usuario decide no continuar, dispondrá de treinta (30) días calendario a partir del vencimiento para exportar o descargar su contenido. Transcurrido dicho plazo, la información operacional podrá ser eliminada de forma definitiva.
• El derecho de retracto (Cláusula 7) no aplica sobre períodos de prueba gratuitos dado que no existe pago a reembolsar. El usuario puede cesar el uso en cualquier momento sin penalización.
• La eliminación de datos personales solicitada al finalizar el período de prueba estará sujeta a las obligaciones legales de retención descritas en la Política de Tratamiento de Datos (Sección 9). Los registros de identificación, acceso y cualquier dato con implicaciones fiscales o contables se conservarán por el período que exija la ley (Código de Comercio, art. 60; Ley 962 de 2005, art. 28), independientemente de la solicitud de supresión.
• A solicitud del usuario, el Proveedor entregará un reporte de los datos personales tratados durante el período de prueba, en los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (10 días hábiles para consultas; 15 días hábiles para reclamos).

• Para utilizar la Aplicación, el usuario debe registrarse proporcionando información veraz, exacta, actualizada y completa, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
• Cada cuenta es personal e intransferible. El usuario es el único responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• El usuario debe ser mayor de edad (18 años) o contar con autorización de su representante legal para contratar servicios digitales.
• Si se comprueba que la información suministrada es falsa o inexacta, el Proveedor podrá suspender o cancelar la cuenta sin previo aviso.
• El usuario se obliga a notificar de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta o cualquier vulneración de seguridad.

• Los pagos se realizarán mensualmente, de forma anticipada, de acuerdo con el plan seleccionado, a través de los medios de pago habilitados en la Aplicación.
• Se emitirá factura electrónica de venta conforme a la normatividad vigente de la DIAN (Resolución 000042 de 2020 y sus modificatorias).
• Se otorga un período de gracia de siete (7) días calendario después de la fecha de vencimiento del pago.
• Transcurrido dicho plazo sin que se verifique el pago, el servicio será suspendido automáticamente. La suspensión no exime al usuario de la obligación de pago.
• El incumplimiento en el pago por un período superior a sesenta (60) días facultará al Proveedor para dar por terminado el contrato y eliminar la cuenta y los datos asociados, previa notificación con quince (15) días de antelación.

De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), el usuario tendrá derecho a ejercer el retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación del servicio, siempre y cuando:

• La contratación se haya realizado a través de métodos no tradicionales (venta a distancia por medios electrónicos).
• No se haya hecho uso sustancial del servicio.

Para ejercer este derecho, el usuario deberá enviar su solicitud a [email protected] indicando sus datos de identificación y el número de la transacción. El reembolso se efectuará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes por el mismo medio de pago utilizado.

• El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta. La cancelación tendrá efecto al finalizar el ciclo de facturación vigente.
• La cancelación voluntaria no genera derecho a devolución de pagos correspondientes al período de suscripción en curso.
• Tras la cancelación, el usuario dispondrá de un plazo de treinta (30) días calendario para descargar o exportar su contenido. Transcurrido este plazo, la información podrá ser eliminada de forma definitiva.
• El Proveedor podrá dar por terminado el servicio de forma unilateral cuando el usuario incumpla estos términos, previo aviso con diez (10) días hábiles de anticipación, salvo que la infracción sea de tal gravedad que justifique la terminación inmediata.

El usuario se compromete a utilizar la Aplicación de conformidad con la ley, la moral, el orden público y los presentes términos. Queda expresamente prohibido:

• Utilizar la Aplicación para actividades ilegales, fraudulentas o contrarias a la buena fe.
• Transmitir virus, malware, troyanos o cualquier código malicioso.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, datos o cuentas de otros usuarios.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier componente de la Aplicación.
• Utilizar la Aplicación para almacenar o gestionar inventarios de productos ilegales o regulados sin los permisos correspondientes.
• Sobrecargar intencionalmente la infraestructura del servicio.

El incumplimiento de esta cláusula facultará al Proveedor para suspender o cancelar la cuenta del usuario de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

• Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Aplicación —incluyendo el software, diseño, código fuente, marcas, logotipos, textos, gráficos y demás elementos— son y seguirán siendo propiedad exclusiva de Inventory Box S.A.S., protegidos por la Ley 23 de 1982 (Derechos de Autor), la Decisión Andina 351 de 1993 y demás normas aplicables.
• La suscripción otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar la Aplicación durante la vigencia de su plan.
• El contenido que el usuario cargue en la Aplicación seguirá siendo de su propiedad. El Proveedor no adquiere derechos sobre dicho contenido, salvo los necesarios para la prestación del servicio.
• Queda prohibida la reproducción, distribución, modificación, exhibición pública o creación de obras derivadas sin autorización previa y por escrito del Proveedor.

• Los datos ingresados y generados por el usuario en la Aplicación son y seguirán siendo de su exclusiva propiedad.
• El usuario podrá exportar sus datos en formatos estándar (CSV, Excel) en cualquier momento durante la vigencia de su suscripción.
• Tras la terminación del contrato, el usuario dispondrá de treinta (30) días calendario para descargar sus datos antes de su eliminación definitiva.
• El Proveedor no utilizará los datos del usuario para fines distintos a la prestación del servicio, salvo datos anonimizados y agregados con fines estadísticos.

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana:

• El Proveedor no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo lucro cesante, pérdida de datos o interrupción del negocio.
• La responsabilidad total acumulada del Proveedor no excederá el monto efectivamente pagado por el usuario durante los últimos doce (12) meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación.
• El Proveedor no será responsable por fallas derivadas de causas ajenas a su control, incluyendo fuerza mayor, caso fortuito, fallas de Internet, de proveedores de servicios de terceros o de infraestructura de telecomunicaciones.
• Es responsabilidad del usuario mantener copias de seguridad de su información crítica.

• El Proveedor garantiza que la Aplicación funcionará sustancialmente de acuerdo con la documentación publicada.
• La Aplicación se proporciona «tal cual» (as is). No se otorgan garantías implícitas de idoneidad para un propósito particular, comercialización o no infracción, más allá de las exigidas por la ley colombiana.
• De conformidad con la Ley 1480 de 2011, el usuario tiene derecho a que se le garantice la calidad del servicio contratado y a presentar reclamaciones cuando el servicio no corresponda a lo ofrecido.

• El Proveedor se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones en cualquier momento.
• Las modificaciones sustanciales serán notificadas al usuario por correo electrónico y/o mediante aviso destacado en la Aplicación con al menos quince (15) días calendario de antelación a su entrada en vigor.
• Si el usuario no está de acuerdo con los cambios, podrá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones.
• El uso continuado de la Aplicación tras la fecha de entrada en vigor de los cambios constituirá la aceptación de los mismos.

• Los presentes términos se rigen íntegramente por las leyes de la República de Colombia.
• Para la resolución de cualquier controversia, las partes se comprometen a agotar primero una etapa de negociación directa durante un plazo de treinta (30) días calendario.
• De no llegar a un acuerdo, las partes podrán acudir a los mecanismos alternativos de solución de conflictos (conciliación o mediación) ante un centro de conciliación autorizado por el Ministerio de Justicia.
• En última instancia, la controversia será sometida a los jueces y tribunales competentes del Valle del Cauca, Colombia.
• El usuario consumidor podrá igualmente presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección al consumidor.

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento se derive de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, de conformidad con el artículo 64 del Código Civil colombiano. Dichos eventos incluyen, de manera enunciativa mas no limitativa: desastres naturales, conflictos armados, pandemias, actos gubernamentales, fallas masivas de Internet o de infraestructura de telecomunicaciones, y ataques cibernéticos de gran escala. La parte afectada deberá notificar a la otra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del evento.

El Proveedor pone a disposición del usuario los siguientes canales y procedimientos para la atención de solicitudes de soporte técnico, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), de conformidad con los artículos 47 y 49 de la Ley 1480 de 2011.

Canales de atención

Tiempos de respuesta según tipo de solicitud

Procedimiento para radicar una PQRS

• Envía tu solicitud a [email protected] indicando en el asunto: tipo de solicitud (Petición / Queja / Reclamo / Sugerencia) y una descripción breve del motivo.
• Incluye en el cuerpo del mensaje: nombre completo o razón social, número de cuenta o correo de registro, descripción detallada del inconveniente y, si aplica, capturas de pantalla o evidencias.
• El Proveedor acusará recibo de la solicitud dentro de las 24 horas hábiles siguientes, asignando un número de radicado para seguimiento.
• Si la respuesta del Proveedor no satisface al usuario, este podrá escalar la queja a través del proceso de resolución de conflictos descrito en la Cláusula 15, o presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Alcance del soporte técnico incluido

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con estos términos y condiciones, contáctanos:

Domicilio: El Carrito, Valle del Cauca, Colombia. El tiempo de respuesta máximo para consultas y reclamaciones será de quince (15) días hábiles, de acuerdo con la normatividad vigente.

De conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, recopilamos las siguientes categorías de datos:

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro, la creación y la administración de la cuenta del usuario.
• Prestar, mantener y mejorar los servicios de la Aplicación.
• Gestionar la facturación, cobros y pagos de las suscripciones.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, soporte técnico, alertas de seguridad).
• Enviar comunicaciones comerciales y promocionales, siempre que el usuario haya otorgado su consentimiento expreso.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias.
• Realizar análisis estadísticos con datos anonimizados para mejorar el servicio.
• Prevenir el fraude y garantizar la seguridad de la plataforma.

De conformidad con los artículos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 5 del Decreto 1377 de 2013:

• El Responsable obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• La autorización se recabará al momento del registro en la Aplicación mediante la aceptación de la presente política.
• El titular podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante solicitud dirigida al Responsable, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
• No se requerirá autorización cuando se trate de datos de naturaleza pública, datos requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, casos de urgencia médica o sanitaria, o tratamiento autorizado por la ley (artículo 10, Ley 1581 de 2012).

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen derecho a:

Procedimiento para ejercer los derechos:

• Envía tu solicitud a [email protected] indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto.
• Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles (artículo 14, Ley 1581). Los reclamos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles (artículo 15, Ley 1581).
• Si la respuesta no satisface al titular, este podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad competente para vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

De conformidad con los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012:

• No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales de nuestros usuarios a terceros.
• Podremos transmitir datos a encargados del tratamiento (pasarelas de pago, proveedores de alojamiento en la nube, servicios de correo electrónico) estrictamente para la prestación del servicio, garantizando que estos terceros cumplan con estándares equivalentes de protección.
• La transferencia internacional de datos solo se realizará a países que proporcionen niveles adecuados de protección, según la lista de la SIC, o cuando se cuente con la autorización del titular (artículo 26, Ley 1581).
• Podremos compartir datos cuando lo exija una orden judicial, requerimiento de autoridad competente, o para proteger los derechos del Responsable y de los usuarios de la Aplicación.

En cumplimiento del artículo 17 (literal d) de la Ley 1581 de 2012, implementamos medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, entre ellas:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/SSL) y en reposo.
• Control de acceso basado en roles y autenticación segura.
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres.
• Monitoreo continuo y registros de auditoría de acceso a datos.
• Capacitación del personal en protección de datos personales.
• Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y gestión de incidentes de seguridad.

En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, el Responsable notificará a los titulares afectados y, cuando corresponda, a la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos establecidos por la normatividad vigente.

La Aplicación utiliza cookies y tecnologías similares con las siguientes finalidades:

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento de la Aplicación (autenticación, seguridad, sesión).
• Cookies analíticas: para comprender cómo los usuarios interactúan con la Aplicación y mejorar su rendimiento.
• Cookies de preferencias: para recordar la configuración y preferencias del usuario.

El usuario puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de cookies esenciales puede afectar el funcionamiento de la Aplicación.

• Conservamos los datos personales mientras la cuenta del usuario permanezca activa y sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política.
• Tras la cancelación de la cuenta, conservaremos los datos durante un período máximo de cinco (5) años para cumplir con obligaciones legales, contables y tributarias (artículo 28 de la Ley 962 de 2005; Código de Comercio, artículo 60).
• Transcurrido el período de retención, los datos serán eliminados de forma segura e irreversible, o anonimizados de manera que no permitan la identificación del titular.
• Los registros de acceso y logs de seguridad se conservarán por un período mínimo de dos (2) años para la detección de incidentes de seguridad.

De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la Aplicación no está dirigida a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si se identifica que se han recopilado datos de un menor sin la debida autorización de su representante legal, procederemos a la eliminación inmediata de dicha información. Los representantes legales pueden contactarnos en [email protected] para solicitar la eliminación de estos datos.

• El Responsable se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos en cualquier momento.
• Los cambios serán comunicados a los titulares mediante notificación en la Aplicación y/o correo electrónico con al menos diez (10) días hábiles de anticipación, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
• Si la modificación implica nuevas finalidades de tratamiento no compatibles con las originales, se solicitará una nueva autorización al titular.
• La versión vigente de esta política estará siempre disponible en la Aplicación.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012:

El titular que considere que sus derechos han sido vulnerados podrá presentar queja ante la SIC, siempre y cuando haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento (artículo 16, Ley 1581 de 2012).

Para ejercer tus derechos como titular de datos personales o resolver cualquier inquietud sobre esta política, contáctanos:

En el asunto del correo electrónico, indica «Protección de Datos Personales» seguido del tipo de solicitud (consulta, reclamo, actualización o supresión). Se acusará recibo de la solicitud dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.